El pasado 6 de diciembre se aprobó un reglamento en el que se establecen los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos para los procesos de facturación de profesionales y empresarios. Además, también se hace referencia a la estandarización de formatos de los registros de facturación, establecidos en la Ley General Tributaria. Desde Armas & Asociados, te contamos todo lo que debes saber sobre el reglamento de programas de facturación.
¿Qué es el reglamento de programas de facturación?
El reglamento de programas de facturación se publicó en el BOE en el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre. El principal objetivo de este reglamento es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de los programas de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas.
Otro de los objetivos del reglamento de programas de facturación es evitar interpolaciones, omisiones o alteraciones en los sistemas informáticos. Es decir, acabar con los software de doble uso o que permitan llevar una doble contabilidad. Todo esto en el marco de la Ley 11/2021 de 9 de julio, mejor conocida como ley antifraude.
Ámbito de aplicación del reglamento de programas de facturación
El nuevo reglamento de programas de facturación se aplica a todo el territorio español y a los siguientes obligados tributarios:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (quedan exentas las entidades especificadas en el artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades).
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
- A los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de los no residentes que obtengan rentas a través de un establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
El nuevo reglamento no se aplica a los contribuyentes que lleven libros de registros de facturación a través del portal electrónico de la AEAT en lo que a Suministro Inmediato de Información (SII) se refiere. Tampoco se aplicará a las siguientes operaciones:
- Cuando se tenga por cumplida la obligación de emitir facturas a través de la expedición de recibos por los destinatarios acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
- A las operaciones del régimen especial de recargo de equivalencia del IVA, régimen simplificado y en las autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.
- A determinadas entregas de energía eléctrica y a las operaciones facturadas por la Comisión Nacional de Energía (en nombre y por cuenta de los distribuidores y productores de energía eléctrica).
- A las operaciones documentadas y realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.
En este caso, es posible solicitar el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT la no aplicación del reglamento de programas de facturación. Es importante destacar que es imprescindible que quede debidamente justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector del que se trate.
¿Qué regula el reglamento?
A través de este reglamento se pretende regular los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los programas o sistemas informáticos que soporten procesos de facturación. En este sentido, se entiende que el sistema informático es un conjunto de software y hardware que se utiliza para la expedición de facturas.
El sistema debe administrar la entrada de información de facturación por cualquier método y conservarla, a través del almacenamiento en el propio sistema o siguiendo métodos externos en soporte físico o telemático. Además, estos sistemas deben procesar la información de facturación a través de diferentes procedimientos, independientemente de dónde se realicen estos.
Requisitos de los programas de facturación
Lo más importante es que estos programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de las facturas. Es por ello que los sistemas deben reunir requisitos muy específicos.
Empezamos por contarte que deben disponer de un registro de eventos que recojan, de forma automática, las interacciones que se produzcan con el sistema, al momento en el que ocurran y guardar los datos de cada una de estas acciones. Por otra parte, es muy importante que el sistema disocie el acceso a la información tributaria de la información confidencial no patrimonial.
Uno de los requisitos de los sistemas de facturación es que generen los registros de facturación de forma automática. Esto debe hacerse de forma simultánea o de forma inmediatamente anterior a la expedición del documento. En caso de errores, entonces es imprescindible que el programa genere un registro de facturación de anulación y dejar constancia de este error.
Por último, el sistema deberá añadir una huella o hash a los registros de facturación de alta y de anulación. Estos deberán poder firmarse de manera electrónica.
Si cuentas con un sistema de facturación propio en tu negocio o empresa, deberás hacer una declaración responsable por escrito. Aquí deberás manifestar que el sistema informático cumple con los requisitos establecidos en el reglamento.
¿Cuándo entra en vigor?
Antes de contarte cuándo entra en vigor el reglamento, debemos decirte que la AEAT puede verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la normativa. Puede comprobar la situación de los sistemas informáticos apersonándose al lugar donde se utilice el sistema y exigir el acceso completo e inmediato, incluyendo códigos de usuario y contraseña y demás claves de seguridad.
También puede comprobar la situación del sistema, pidiendo copias de los registros de facturación y que, deben remitirse en formato electrónico físico. Sin embargo, también puedes remitir de forma voluntaria esta información a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria; en este caso, deberás incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
Aunque el reglamento se publicó en diciembre de 2023 y entró en vigor el día 7 del mismo mes y año, su aplicación no será efectiva sino hasta 2025. De esta forma, es obligación de los productores y comercializadores de estos programas ofrecer sus productos totalmente adaptados al nuevo reglamento y disponen de un plazo máximo de nueve meses para hacerlo desde la entrada de la orden ministerial. El resto de obligados tributarios deberán tener operativos estos sistemas antes del 1 de julio de 2025.
