A partir del 2025, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en España, en el marco de la Ley Crea y Crece. Actualmente, este documento deben presentarlo quienes facturen más de 8 millones de euros al año. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica obligatoria.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, afecta a más de los 2,9 millones de Pymes de nuestro país, pero también a las empresas y autónomos. Desde el 1 de enero de 2023, todas aquellas personas físicas y jurídicas que facturen más de 8 millones de euros al año deberán presentar la factura electrónica obligatoria B2B.
No será sino hasta 2025 cuando la facturación electrónica se extienda a todos los autónomos y empresas por igual. También será obligatoria cuando se celebren relaciones comerciales entre empresas y profesionales. Desde el Ministerio de Hacienda han confirmado que la factura electrónica obligatoria tiene los mismos efectos legales que una factura emitida en papel convencional.
La factura electrónica puede ser estructurada y sin estructurar:
- Estructurada. Es la factura en la que los datos se generan de forma automática por los sistemas y plataformas de facturación.
- Sin estructurar. Se emiten en PDF, pero también pueden ser las facturas en papel escaneadas.
Obligaciones de la factura B2B
Según lo dispuesto en la Ley, estas son algunas de las obligaciones de las empresas, Pymes y autónomos, en lo que a facturas B2B se refiere:
- Expedir, remitir y recibir facturas electrónicas cuando se trate de relaciones comerciales entre empresas y con otros profesionales.
- Aportar información sobre el estado de la factura B2B.
- Garantizar la interoperabilidad y la interconexión gratuita entre las soluciones y plataformas tecnológicas. El procedimiento para garantizarlo se determinará reglamentariamente.
- Los receptores de las facturas B2B no podrán obligar al emisor a que emplee una solución o plataforma digital específica para generar el documento.
- El acceso a las facturas B2B debe mantenerse durante cuatro años para los destinatarios. Si el destinatario ya no es cliente de la empresa, debe tener acceso a las facturas electrónicas en los siguientes tres años desde la finalización de su contrato.
- Es obligatorio facilitar el acceso, la visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
- Los autónomos destinatarios de las facturas electrónicas tienen la obligación de informar al proveedor que facture sobre los estados de recepción o pago de la factura electrónica en un plazo de cuatro días naturales. A estos efectos no se contabilizan sábados, domingos y festivos.
La obligatoriedad de adoptar la facturación electrónica varía. Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tienen un año para hacer el cambio. El resto de las empresas, cuentan con dos años para acogerse a este modelo.
Beneficios de la factura electrónica obligatoria
Aunque es algo obligatorio, la facturación electrónica supone una serie de ventajas para los autónomos y las empresas. Se estima que, en el caso de los autónomos, este sistema permite ahorrar hasta un 60% de costes. La facturación electrónica reduce los errores humanos, mientras contribuye a mejorar el medioambiente; además, es posible controlar las transacciones de forma precisa y sirve como un instrumento que facilita la colaboración entre departamentos de administración.
En el caso de las empresas y Pymes, la factura electrónica garantiza un mayor control de los pagos. Esto contribuye a cumplir la normativa de morosidad general y sectorial. Por otra parte, al integrarse todas las funciones de facturación, el precio de las transacciones se reduce. En líneas generales, la facturación B2B hace que todo el proceso sea más rápido y eficaz.
Estructura de las facturas B2B
Para ayudar a las empresas y Pymes durante el proceso de digitalización (que incluye la facturación B2B), el Gobierno ha puesto a disposición de los interesados el Kit Digital. Se trata de una solución para los negocios que incluiría la adopción de un sistema de facturación digital. Por otra parte, estas facturas también pueden emitirse a través de distintas plataformas privadas y online.
Sin importar dónde se emitan las facturas, estas deben contar con ciertos requisitos específicos. En primer lugar, debe haber un apartado en el que se pueda informar del estado de la factura (recibida, aceptada o pagada); recuerda que notificar del estado de la factura electrónica es una de las obligaciones a cumplir.
Por otra parte, estas facturas deben permitir que los destinatarios (quienes vayan a cobrar la factura) cumplimenten la siguiente información:
- Aceptación o rechazo de la factura electrónica y la fecha.
- Pago efectivo completo de la factura. También debe poder añadirse la fecha de este.
- Pago parcial de la factura. En este caso, es necesario anotar el importe pagado y la fecha en la que se recibe dicho pago.
- Cesión de la factura a un tercero para la gestión del cobro o pago de la factura. De ser el caso, se debe identificar al cesionario y la fecha en la que se hace la cesión.
